
Como guardar documentos como um grande ancião?
Como guardar documentos como um grande ancião?
Gavetas e mais gavetas de papéis, pastas e caixas abarrotadas… E onde é que está a nota fiscal da TV nova que parou de funcionar???! Quem nunca viveu essa cena de desespero em busca daquele papelzinho precioso perdido, não é mesmo? Mas calma, vamos te ajudar com dicas de como guardar documentos da melhor forma!
1 – Mas preciso guardar?
Nem sempre é preciso guardar documentos, certo? Muitos deles possuem validade jurídica, um fator importante na hora de decidir o que será armazenado. Recibos de aluguel e contas de água devem ser guardadas por 5 anos, assim como IPTU e declarações de IR. Já multas, contas de energia elétrica, telefone e cartão de crédito precisam ser retidas por pelo menos 2 anos; apólices de seguro devem ser guardadas pelo tempo que estiverem em vigor e, notas fiscais, pelo tempo de garantia do produto. O que estiver fora disso, pode ir para o lixo ou um “arquivo morto”, pois muito dificilmente serão requisitados.
2 – “Cada um no seu quadrado”
Separe seus documentos por assuntos (documentos pessoais, contas pagas, declarações antigas de imposto de renda, passaportes vencidos, notas fiscais de produtos, comprovantes de pagamentos de parcelas…), tudo precisa de seu próprio quadradinho, por isso, guardar documentos deve ser uma tarefa realizada com calma e atenção. Você pode guardar documentos relacionados em pastas de cores diferentes, facilitando, assim, encontra-los quando preciso. Vale usar etiquetas e marcadores também, inclusive divisórias, se tiver.
3 – O lugar aonde o mofo não chega – a nuvem!
Lembre-se da fragilidade dos documentos de papel; armazene, se possível, dentro de pastas de plástico e, posteriormente, em caixas de material inorgânico, para conservá-los por mais tempo. Nesse momento, a dica de ouro para guardar documentos é também lançar mão da tecnologia – você pode digitalizar os mais importantes e montar pastas online, que podem ser salvas em seu computador, pen drive ou até mesmo nos serviços de armazenamento em nuvem. Assim, além da forma física, sempre poderá guardar seus documentos em outras mídias mantendo cópias de segurança e de fácil acesso quando necessário.
4 – Revisar
Periodicamente, revise tudo o que você guardou. Livre-se dos documentos que já não são mais importantes ou perderam sua validade jurídica, abrindo espaço para novos e atualizando seu arquivo. Aproveite a clássica faxina anual também para organizar seus papéis, assim, sempre que guardar documentos, saberá onde encontra-los.
Ok, já fez tudo isso e ainda falta espaço em casa ou na empresa? Documento é coisa séria, pode confiar que nós guardamos pra você! Entre em contato com a Brás Guarda Fácil para saber mais.